問(wèn)題分析：

①這是一個(gè)在規(guī)章制度的執(zhí)行上，超越原則的錯(cuò)誤。

②可能存在的問(wèn)題：1）這位文員可能會(huì)認(rèn)為自己是在靈活變通執(zhí)行公司的制度，方便員工，也方便自己；2）被要求簽字的公司領(lǐng)導(dǎo)和主任，如果對(duì)該項(xiàng)規(guī)章不甚了解，可能也會(huì)是理糊涂的給予了簽字，一種不成文的規(guī)則慣例也許就這樣形成了。這無(wú)形中給企業(yè)增添了無(wú)效的管控流程。

③問(wèn)題的關(guān)鍵：該文員的執(zhí)行錯(cuò)誤導(dǎo)致了公司有關(guān)制度的失效。該項(xiàng)規(guī)定的目的是為了防止外借集體戶口本的丟失和不按時(shí)歸還。執(zhí)行者一變通就令制度形同虛設(shè)，相關(guān)管理者無(wú)形中也被利用協(xié)助執(zhí)行者破壞公司規(guī)則。文員本是該項(xiàng)制度的執(zhí)行者，卻行使了制度的制訂和決策者角色。

處理問(wèn)題的方法和思路：

①分析和指出該員工執(zhí)行制度的錯(cuò)誤所在：

1）沒(méi)有按文件規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行；

2）擅自修改規(guī)則和變更管理流程。公司的制度修改必須由責(zé)任部門經(jīng)過(guò)一定的審核程序才可生效。

3）無(wú)形中把責(zé)任轉(zhuǎn)加給相關(guān)管理者（主任和公司領(lǐng)導(dǎo)）。

②糾正措施：

1）要求嚴(yán)格按制度執(zhí)行；

2）提高對(duì)制度的認(rèn)識(shí)水平，擔(dān)負(fù)起文員本職的管控責(zé)任；

3）對(duì)制度存在的問(wèn)題可在執(zhí)行中提出修改建議，在未采納和未修改之前必須嚴(yán)格按現(xiàn)有制度執(zhí)行。